جریان کاری چیست؟

جریان کاری (Workflow) به دنباله‌ای از فعالیت‌ها یا مراحل گفته می‌شود که برای انجام یک فرایند خاص به‌صورت منظم و پیوسته طی می‌شوند. در حوزه فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی، جریان کاری بیشتر اشاره دارد به خودکارسازی این مراحل، طوری‌که نرم‌افزار یا سامانه‌ها با کم‌ترین دخالت انسانی بتوانند یک وظیفه یا هدف مشخص را به نتیجه برسانند. اهمیت جریان کاری از این جهت است که به سازمان‌ها و کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فرایندهای خود را ساده‌تر و کارآمدتر کنند، اشتباهات انسانی را کاهش دهند و وقت ارزشمند کارکنان را صرف نقش‌های مهم‌تر کنند.

کاربرد جریان کاری بسیار متنوع است. مثلاً فرض کنید یک شرکت بیمه برای بررسی و پرداخت خسارت، مراحلی مانند دریافت مدارک، بررسی صحت، ارزیابی خسارت و در نهایت پرداخت را طی می‌کند. با تعریف یک جریان کاری دیجیتال، این مراحل به شکل خودکار از طریق فرم‌های آنلاین، الگوریتم‌های بررسی هوشمند، و ارسال خودکار پیام پیش می‌روند. یا در زندگی روزمره، شاید برنامه‌هایی مانند «اتوماسیون ایمیل» را دیده باشید که با دریافت یک فاکتور، خودکار آن را به پوشه مناسب می‌برد و یا به مدیر اطلاع می‌دهد.

جریان کاری با "فرایند" (Process) تفاوت دارد؛ فرایند بیشتر به کل مجموعه گام‌های یک هدف اشاره دارد، اما جریان کاری به ترتیب اجرای عملیاتی این گام‌ها به طور خودکار می‌پردازد. به‌عبارت ساده‌تر، جریان کاری نحوه حرکت داده‌ها و وظایف بین بخش‌ها و ابزارها را نشان می‌دهد.